Auch wenn die Einbringung einer einzelnen Maschine häufig nur einen Tag benötigt, braucht die Planung bis zu diesem Tag einen wochenlangen Vorlauf. Aus gutem Grund: Schließlich müssen Personal, Equipment und Anlieferung organisiert und synchronisiert werden. Die Schritte von der ersten Anfrage bis zur erfolgreichen Montage lassen sich dabei zeitlich sinnvoll umreißen.
Langfristige Planung sichert effiziente Maschineneinbringung
Bei der klassischen Einbringung einer Maschine wird durch einen erfahrenen Dienstleister eine einzelne, kompakte Maschine in die Produktion eingehoben. Häufig sind solche Arbeiten innerhalb eines Tages machbar – doch die Vorbereitung nimmt deutlich mehr Zeit in Anspruch. Zwischen der ersten Anfrage und der eigentlichen Montage sollten mindestens sechs Wochen liegen, um alle benötigen Schritte zu planen und umsetzen zu können.
Tag 0: Erfahrungswerte prüfen
Fragt man als Unternehmen einen potenziellen Dienstleister an, wird dieser schnell einige technische Parameter abfragen, um eine Vorstellung von der geplanten Einbringung einer einzelnen Maschine zu erhalten. Hier ist es hilfreich, einen Blick in die Vergangenheit zu werfen: Gibt es Erfahrungen aus vergangenen Maschinentransporten, aus denen sich Schlüsse, Notwendigkeiten und Besonderheiten für die Aufgabe ableiten lassen? Denn häufig setzen Betriebe auf bauähnliche Maschinen und Modelle – wurden diese schon einmal bewegt und montiert, lassen sich daraus wichtige Erkenntnisse für die erneute Montage gewinnen.
Woche 1: Anfrage und Vor-Ort-Besichtigung
Idealerweise geben Sie dem Dienstleister mit der Anfrage schon alle wichtigen Eckdaten wie:
- die Maße der zu montierenden Maschine (Größe, Gewicht)
- Vorgaben des Herstellers zu Maschinentransport und -montage (Anschlag- und Zurrpunkte)
- Maße von Toren, Gängen und Zufahrtswegen
- Belastbarkeiten des Bodens unter der Maschine sowie auf den Zufahrtswegen und Transportrouten
- Hinweise zu Erfahrungswerten aus vergangenen Transporten und Montagen (Transportdokumentationen des Herstellers)
- bereits der konkrete Termin der Anlieferung
Anschließend prüft der Dienstleister die Bedingungen vor Ort persönlich. Der Projektleiter erkennt mit erfahrenem Auge weitere mögliche Hindernisse und Besonderheiten, die zu beachten sind. Dazu zählen beispielsweise der notwendige Rangierraum, der Einsatz zusätzlicher Fahrwerke wie Krane und Stapler, die exakte Prüfung der Bodenbelastbarkeit sowie Besonderheiten der Anlieferungsstrecke auf dem Gelände (z. B. zu enge Kurven bei großen Maschinen). Aus allen zugelieferten und persönlich erstellen Parametern kann ein professioneller Partner dann ein Angebot erstellen.
Woche 2: Angebot und Klärung des konkreten Liefertermins
Neben der Leistungsstärke ist das Angebot ein entscheidendes Kriterium für die Auswahl des besten Dienstleisters. Darin muss der potentielle Partner zahlreiche Aspekte berücksichtigen, die in der Anfragephase ermittelt wurden. Alle wichtigen Bedingungen und Voraussetzungen sollten transparent und nachvollziehbar im Angebot aufgeschlüsselt sein, damit Leistungen und auch deren Grenzen klar definiert und besprochen werden können.
Hinter einem verständlich gegliederten Angebot steht in der Regel eine ausführliche Checkliste, die ein Partner abarbeitet, um seinem Kunden jede Leistung mit Zahlen belegen zu können. Wie solch eine Checkliste aussehen kann, ist sicherlich auch für Kunden interessant.
Hier finden Sie unsere Checkliste für die Angebotsprüfung. [1]
Spätestens jetzt sollte man den Anlieferungstermin einer Maschine konkret nennen können. „Konkret“ bedeutet dabei eine tagesgenaue Festlegung der Anlieferung durch den Hersteller oder ein Logistikunternehmen. Ungefähre Angaben wie beispielsweise „Kalenderwoche 23“ oder „Anfang Oktober“ sind zu ungenau, da die Teams für die Maschineneinbringung tagesexakt geplant werden müssen und pro Woche bis zu fünf Projekte realisieren. Fordern Sie daher beim Lieferanten ein verlässliches und konkretes Lieferdatum ein – darauf haben Sie ein Anrecht.
Woche 3 bis Woche 6: Planung der Maschineneinbringung
Die Beauftragung des Dienstleisters sollte mindestens vier Wochen vor dem eigentlichen Anlieferungstermin einer Maschine erfolgen, in auslastungsstarken Zeiten wie beispielsweise der Ferienzeit sogar mindestens sechs Wochen vor Anlieferung.
In dieser Zeit disponiert der Dienstleister das benötigte Personal, holt Informationen zum Projekt ein, bereitet alle baustellenbegleitenden Unterlagen und Dokumentationen vor, prüft die Verfügbarkeit des Equipments in der Materialwirtschaft für den Tag X, organisiert ggf. Geräte von Drittanbietern und konkretisiert die logistische Detailarbeit. Auch ein Unternehmen sollte die Wochen vor der Anlieferung sinnvoll nutzen: Der Betrieb muss die Beräumung des Transportwegs organisieren, seine Produktion über eventuelle zeitweise Einschränkungen informieren und alle weiteren betriebsseitigen Aufgaben verteilt und geklärt haben. Oft entscheiden sich SCHOLPP-Kunden aus reiner Vorsichtauch zu einer „Vorrats-Produktion“, um nicht in Nöte zu geraten. Dann steht einer effizienten und erfolgreichen Einbringung und Montage der Maschine am vertraglich festgelegten Tag nichts mehr im Wege.
Soweit zum Idealplan – doch wie das Leben so spielt: Unvorhergesehene Ereignisse, die einen Projektablauf verzögern, können immer eintreten. Beispielsweise kann es bei der Verladung zu Verzögerungen kommen oder der Transport-LKW in eine Vollsperrung auf der Autobahn geraten. Wichtig ist dann, dass der Kunde seinen Montagepartner umgehend informiert. Ein flexibler Dienstleister wie SCHOLPP disponiert dann Personal und Equipment um und sucht schnell, zielorientiert und gemeinsam mit dem Kunden nach einer zeitnahen alternativen Lösung.