Die Monteure und Mitarbeiter von SCHOLPP sind weltweit auf Baustellen im Einsatz. Bevor es jedoch auf Dienstreise geht, muss eine Vielzahl an organisatorischen Fragen beantwortet werden, die großen Einfluss auf eine pünktliche Abreise zur Baustelle haben können. Um das Projekt und den Zeitplan nicht zu gefährden, muss ein erfahrener Dienstleister frühestmöglich mit der Planung beginnen und alle wichtigen Punkte im Blick behalten.
„Ich packe meinen Koffer und nehme mit …?“ Genau diese Frage müssen sich auch die SCHOLPP-Mitarbeiter stellen, wenn Montageprojekte außerhalb Deutschlands anstehen. Bevor jedoch Equipment, Erfahrung und Energie eingepackt werden, sind im Vorfeld noch weitere relevante Fragen zu beantworten: Wohin geht die Reise? Wann beginnt sie? Was muss im Vorfeld und vor Ort beantragt und organisiert werden? Wie viele Monteure und Mitarbeiter werden benötigt? Und welche sind in diesem Zeitraum überhaupt verfügbar?
Einladung für den Dienstleister
Das wichtigste Dokument ist oftmals das Einladungsschreiben des Kunden, für den SCHOLPP im Ausland tätig wird. „Diese Einladung und der deutsche Reisepass sind entscheidend, um Visum-Türen öffnen zu können“, erzählt Felix Preißler, der sich als Projektkoordinator bereits frühzeitig mit dem Auftraggeber in Verbindung setzt, um u.a. dieses Dokument abzufordern. Der Projektkaufmann weiß zudem, dass zwischen einzelnen Ländern „kleine, dafür aber sehr feine bürokratische Unterschiede“ existieren.
Für den Arbeitsaufenthalt in Malaysia müssen beispielsweise Passbilder zwingend einen himmelblauen Hintergrund aufweisen. Wird diese Vorgabe nicht erfüllt, ist eine Einreise nicht möglich. Dann muss manchmal kreativ gehandelt werden, um eine Lösung zu finden – in diesem Fall hilft Photoshop. Ähnlich penibel agieren die USA, Russland und Singapur. In Taiwan verhält es sich dagegen einfach: Auf dem kleinen Inselstaat benötigt man für einen Aufenthalt von 90 Tagen kein Visum. „Jedes Land ist auf seine Art eigen und besonders – und das muss man wissen, wenn man die Mannschaft mit einer Maschine in die Fremde schickt“, weiß Felix Preißler.
Auswärtiges Amt als erste Anlaufstelle
Neben dem Visum müssen im Vorfeld noch weitere relevante Unterlagen wie z.B. eine Arbeitsgenehmigung beantragt werden. Auch hierbei gilt Exaktheit und zählt das Detail: Schon Kleinigkeiten wie ein falscher und fehlender Stempel oder ein leeres Feld genügen, um eine Absage zu erhalten. Damit gefährdet man im schlimmsten Fall den rechtzeitigen Projektstart und muss erneut das Formularprozedere durchlaufen.
Steht beispielsweise ein Aufenthalt in Südamerika an, müssen die Mitarbeiter alle erforderlichen Impfungen vorweisen können. Sämtliche Informationen dazu werden grundsätzlich beim Auswärtigen Amt erfragt – und diese ändern sich aktuell aufgrund der Corona-Pandemie fast täglich, was die gesamte Vorbereitung von Auslandsprojekten deutlich komplizierter hat werden lassen. „Zum Glück können unsere Mitarbeiter dank Arbeitserlaubnis und durchgeführter Testungen im Moment in fast alle Länder reisen“, fasst Preißler den aktuellen Stand der Entwicklungen zusammen. „Dennoch steht in vielen Fällen vor oder nach dem Arbeitseinsatz leider erst einmal eine 14-tägige Quarantäne an – eine Tatsache, die wir uns im Jahr 2019 nicht hätten vorstellen können.“
Flug, Unterkunft und Transfer zur Baustelle
Parallel zu den bürokratischen Aufgaben recherchiert SCHOLPP nach passenden Flügen, Unterkünften und Transfermöglichkeiten vor Ort. Das Vorgehen ähnelt dabei einer privaten Urlaubsplanung – allerdings häufig in größerer Mannstärke. Bei den Flügen achtet die Disposition auf ein Gleichgewicht zwischen Kosten, Zeit und Stress. Um vor Ort von der Unterkunft zur Baustelle zu gelangen, werden in Großstädten gern öffentliche Verkehrsmittel wie Bus und Bahn bevorzugt. Oftmals stellt der Kunde auch Kleinbusse zur Verfügung oder organisiert Taxifahrten. Befinden sich die Baustellen jedoch in ländlichen Regionen, fällt die Wahl zumeist auf einen Mietwagen.
Aber auch hier kann es Probleme geben: In China beispielsweise dürfen Ausländer kein Auto fahren. „Im Reich der Mitte reicht selbst der Internationale Führerschein nicht aus. Erst wenn man sich einen chinesischen Führerschein organisiert hat, darf man sich hinter das Steuer setzen“, weiß Felix Preißler aus seiner Projekterfahrung heraus.
Arbeitsjahr auf der Insel
Die Mitarbeiter von SCHOLPP bleiben meist durchgängig bis zu drei Monate am Montageort. Im Normalfall dauert ein gut geplantes Projekt allerdings eher zwischen sechs und acht Wochen. Die Gruppengröße fällt projektbezogen immer unterschiedlich aus – von einem einzigen Supervisor bis hin zu großen Montageteams von 30 Mann oder mehr.
Aber auch mit Ausnahmen in Sachen Zeitumfang hat Felix Preißler bereits Erfahrung gesammelt. Als Koordinator für eine umfangreiche Errichtung eines medizinischen Gebäudes in London musste er mehrmals für einige Monate in der englischen Hauptstadt bleiben. „Im Grunde genommen bin ich arbeitsbedingt für ein Jahr auf die Insel gezogen. Es war eine sehr spannende und ungemein lehrreiche Zeit“, blickt er mit etwas Wehmut zurück. „Die Koffer für SCHOLPP packen? Gerne bald wieder!“